El sistema que se describe a continuación es, mas allá de un programa de computadora, un conjunto de procedimientos y reglas que hacen posible que el trabajo de cada miembro de la organización sea aprovechado por todo aquel que necesita la información que se genera y permite que todos formen parte de una cadena ordenada en la que se reduzcan esfuerzos redundantes y se brinde un mejor servicio.

El sistema se ha dividido en módulos, los cuales pasamos a describir a continuación.

MODULO DE VENTAS (PEDIDOS).

Las siguientes son las partes de este módulo:

Ingreso de Pedidos

Mediante esta opción se registran las órdenes de compras que envían los clientes, en primer lugar se crea la cabecera del pedido siendo algunos de los datos requeridos: código, del cliente, dirección (para la factura y la guía de remisión por separado), almacén de donde se atenderá el pedido, condición de pago (que determina la fecha de vencimiento de la factura), moneda (soles o dólares), tipo de documento (factura o boleta), código de transportista (si se va a hacer despacho de la mercadería) y código del vendedor que genera la  venta.

En segundo lugar se crean los artículos que se van a vender, ingresando la cantidad de cada uno de ellos, controlando el sistema si existe stock suficiente para la atención de todos los artículos ingresados.

Una vez terminado el ingreso de los datos del pedido, el vendedor que lo genera lo marca como consolidado, de manera que pueda ser atendido y generar tanto la factura y la guía de remisión para su posterior despacho. En esta opción cuenta con procesos adicionales como la anulación de pedidos, consulta de stock y reportes varios entre otros.

Facturas

En esta opción se tiene una consulta rápida de todas las facturas generadas, contando con reportes por diferentes criterios. Los reportes de están diseñados para mostrar los saldos de facturas según la moneda en que haya sido emitida la factura, permitiendo un mejor control de los saldos por cobrar.

Proformas

En esta opción se usuarios definidos como vendedores podrán generar y hacer seguimiento a las proformas hechas a los clientes, de manera que se establezca una relación frecuente con los mismos en la consecución de la orden de compra o pedido. Se debe establecer una política muy clara y detallada de los precios a ofertar ya que se pueden dar distorsiones en los mismos por la diferencia de fechas entre la proforma y la consecución de la orden de compra.

Pantalla de Cabecera de Proformas

Vista Previa de la impresión de Proforma

MODULO DE ALMACEN

Este módulo controla todo el tránsito de mercadería entre los almacenes definidos y los procesos en que la misma esta involucrada. Tiene las siguientes partes:

Ingresos

Permite el ingreso manual de mercadería, registrando el concepto de ingreso, el proveedor (o cliente en caso que sea una devolución) de donde procede la mercadería, el costo de la misma y el almacén a donde va a ingresar.

Salidas

Permite la salida manual de mercadería, registrando el concepto de salida, almacén de donde saldrá la mercadería, el destino de la misma y una glosa del motivo de la salida.

 Consulta de Stocks

Permite consultar el stock actual de cada almacén definido, además mediante esta opción se efectúa el cálculo del costo de los diferentes movimientos de mercadería. Cuenta también con una opción que permite la búsqueda de los movimientos por número de serie de la mercadería, además enlaza al kárdex por artículo. Cuenta con la opción de búsqueda por código de artículo, descripción o número de parte del mismo.

Kárdex

Permite la consulta del kárdex de un artículo específico, en cualquiera de los almacenes en que tenga movimiento. Permite la impresión cronológica de los movimientos así como la opción de mostrar el kárdex masivo (todos los artículos) de un almacén específico en un rango de fechas determinado.

Cuenta con reportes detallados y por resumen de los movimientos de todos los almacenes por rango de fechas.

Calcula el costo de productos a partir de la valorización de las compras locales, importaciones y saldos de años anteriores, todo de acuerdo a las normativas establecidas al respecto.

Resumen de Movimiento

Permite la consulta de los resúmenes de movimiento de cada artículo de un almacén específico en un rango de fecha determinado.

Guías de Remisión

Consulta de las Guías de Remisión emitidas, cuenta con reportes por fecha y por cliente de guías.

Transferencias

En esta opción se permite el traslado de mercadería entre almacenes, generándose automáticamente la salida y el ingreso de los almacenes de origen y destino respectivamente, solo se tiene que ingresar los almacenes que intervienen, los artículos a transferir y luego llamar al proceso de generación de la transferencia.

Stock Disponible

Reporte del Stock disponible de cuatro almacenes definidos por el usuario. Puede ser presentado ordenado por líneas de producto.

Inventario Inicial

Proceso de cierre de año y generación del stock inicial del nuevo año con los saldos finales de todos los almacenes que tuvieron movimiento en el año que termina, genera automáticamente los ingresos por inventario inicial en cada almacén.

Atención Directa de Pedidos

Mediante esta opción el personal de almacén genera las guías de remisión de los pedidos facturados, procediendo a la preparación de la mercadería para el envío a despacho o al recejo por parte del cliente, además permite el ingreso de los números de serie de la mercadería, los mismos que serán impresos en la guía. Cuenta con la opción de impresión de una carátula con la dirección del destinatario de forma que esta sea pegada en el embalaje de la mercadería.

Ajustes de Almacén

En el movimiento diario de la mercadería, sobretodo en grandes volúmenes, se puede dar el caso que se despache equivocadamente artículos de características similares; este proceso permite revertir tal error creando un registro de los cambios a hacer y generando la salida y el ingreso de la mercadería que origino el cruce, de manera que el stock quede correctamente afectado.

Consumo Interno

Esta opción controla toda la mercadería que se saca de almacén para su uso permanente en algún área de la empresa, llevando registro detallado de todas las salidas por este concepto.

Artículos por Inventario

Si se diera el caso que se efectúe un inventario físico y se generen faltantes sobrantes de mercadería, este proceso nos permite cuadrar el stock generando las salidas o ingresos por faltante o sobrante respectivamente, llevando un registro de la mercadería que origino el desfase.

Préstamos

Con esta opción se controla toda la mercadería que ha sido prestada a terceros fuera del ámbito de la empresa (por lo general clientes) de manera que se lleve un registro del total de la mercadería y la fecha en que se realizó el préstamo. Cuenta también con la opción de devolución del préstamo, ya sea parcial o totalmente.

Devoluciones a proveedor

Con esta opción se lleva el control de la mercadería devuelta al proveedor con el canje por nota de crédito a favor de la empresa. Se consigna el número de documente generado a nuestro favor así como el detalle de la mercadería devuelta.

MODULO DE CAJA

Consta de las siguientes partes:

Movimientos

Esta parte del sistema se encarga de la generación de la factura de venta y la cancelación de la misma, para estos propósitos cuenta con las búsquedas y consultas correspondientes que permiten un fácil acceso a los datos y aceleran el proceso de generación de facturas y cobranza.

La cobranza de las facturas se puede hacer por varios conceptos como son: pago en efectivo (el cliente se acerca directamente a la ventanilla), cheque y letras (el cliente hace entrega del documento correspondiente), Nota de Abono (el cliente ha efectuado un depósito en la cuenta de la empresa y hace uso del monto del mismo para cancelar la factura), Adelanto en efectivo (el cliente ha efectuado un depósito de efectivo en la caja de la empresa y hace uso del mismo para cancelar la factura), Nota de Crédito (el cliente hace uso de una nota de crédito a su favor), recibo (el cliente con anterioridad ha entregado efectivo en caja, por el cual se le emitió un recibo y ahora hace uso del mismo) y por comprobante de retención (el cliente hace uso del documento girado a su favor).

Además la caja permite el ingreso y retiro de efectivo para el control de gastos varios que se hiciera en el desarrollo diario de las operaciones.

Cheques Diferidos

En esta opción se lleva un control de la cobranza de los cheques, indicando cuando han sido totalmente aceptados en cuenta o de lo contrario el control del pago en efectivo del monto del mismo.

Letras

En esta opción se lleva un control de la cobranza de las letras, indicando cuando han sido totalmente aceptadas en cuenta o de lo contrario el control del pago en efectivo del monto de la misma.

MODULO DE ARCHIVOS MAESTROS

Mediante este módulo se efectúa el mantenimiento de los diferentes archivos y tablas necesarios para la operación del sistema, entre los más importantes se encuentran:

Clientes

Se ingresan datos como el código de cliente, RUC o DNI según sea el caso, nombre o razón social, estado (alta o baja), tipo de persona (natural o jurídica), teléfono, e-mail, porcentaje máximo de descuento, número de días de crédito, línea de crédito, vendedor asignado, etc. Además se le ingresan todas las direcciones con que cuente (es decir los locales que tenga) y los contactos dentro del cliente.

 En el botón otros datos del mantenimiento de clientes se ingresan datos importantes como:

• Días de Crédito Máximo.
• Porcentaje de Descuento Máximo.
• Línea de Crédito en Dólares.
• Línea de Crédito en Soles.

Proveedores

Se ingresa el código del proveedor, razón social, tipo de persona, si es nacional o extranjero, teléfono, dirección, etc.

Artículos

Se ingresan el código de artículo, descripción, número de parte, código de línea y sub-línea, código de marca, datos técnicos, precios, porcentaje máximo de descuento, garantía (en meses), etc.

Con el botón otros datos se ingresan las tres listas de precios por tipo de Cliente (Distribuoidor, Integrador y Usuario Final), la lista de precios es bimonetaria (soles y dolares).
Tambien se puede ingresar el estado del artículo (Activo o Inactivo), el stock mínimo, el porentaje de descuento máximo y los meses de garantía.

Vendedores

Son los vendedores reconocidos de la empresa, se ingresa el código, nombre, RUC, dirección, teléfono y e-mail.

Almacenes

Se ingresa el código, descripción, ubicación, estado (alta o baja), si es almacén de facturación (de lo contrario es solo de depósito o tránsito) y las series y numeración de los documentos que generará el almacén.

Conceptos

Son los motivos de ingreso o salida de mercadería; se ingresa el código, descripción, clasificación (ingreso, salida o transferencia), almacenes de origen y destino (en caso de ser concepto de transferencia), estado (alta o baja), si es concepto de compra (para el proceso de cálculo de costos), etc.

Transportistas

Se ingresa el código, razón social, RUC, dirección, teléfono, fax, e-mail, etc. Además se ingresan los destinos a los que llega clasificándolos por los códigos de ubigeo de las diferentes ciudades del país.

Condición de Pago

Definen el tipo de pago y los días de vencimiento de las facturas, se ingresa código, descripción y días de crédito.

No se mencionan con detalle tablas como ubigeo (codificación de departamentos, provincias y distritos), cargos (de contactos de clientes y proveedores), denominación de vías (direcciones), tipo de cambio, etc., ya que son tablas referenciales de definición simple y reconocimiento inmediato por la misma información que guardan.

MODULO DE CONSULTAS

En este módulo se presentan los diferentes reportes y consultas generados de los datos de movimiento del sistema, podemos mencionar los siguientes:

Ventas por Fechas

Presenta las ventas en un rango de fechas por cantidad de unidades vendidas, monto total de valor venta y clientes con más volumen de compras.

Ranking Anual de Ventas por Cliente

Presenta las ventas a clientes clasificadas por meses y ordenadas de mayor a menor.

Venta Anual por Artículo por Línea

Presenta las ventas organizadas por líneas de artículos, tanto en forma detallada como resumida.

Ventas por Margen

Presenta cada pedido de venta comparándolo contra el costo promedio de la salida de almacén, calculando el margen neto y el porcentaje del mismo.

MODULO DE CLIENTES

Este módulo tiene por finalidad el control de la cuenta corriente de los clientes, consta de los siguientes partes:

Cuenta Corriente

Permite consultar el saldo del cliente así como el detalle de los movimientos que ha realizado. Además permite registrar movimientos de cargo o abono a favor o en contra del cliente según el control que lleve la persona encargada del módulo.

Notas de Crédito

Genera las notas de crédito aceptadas a favor del cliente, sean estas por devolución de mercadería o por diferencia de precio. Las notas de crédito tienen como referencia siempre a una factura emitida a nombre del cliente.

Notas de Débito

Genera las notas de débito que se cargarán a la cuenta del cliente, por gastos incurridos por la empresa y que sean responsabilidad del cliente.

MODULO DE IMPORTACIONES

Este módulo consta de las siguientes partes:

Conceptos de Importación

Es el mantenimiento de la lista de conceptos con los que se clasifica los gastos incurridos en el proceso de importación de mercadería, permite clasificar los gastos para el cálculo del costo de la mercadería.

Ordenes de Compra

En esta opción se ingresan las órdenes de compra de importación, se les hace seguimiento según el estado en que se encuentren, se ingresan los gastos en que incurre el proceso de importación, se ingresan la(s) nacionalización(es) de la mercadería una vez que esta llega al almacén de aduanas y por último se genera el ingreso de la mercadería a los almacenes de la empresa.

Pantalla de Seguimiento de Importaciones

Pantalla de Ingreso de Nacionalización de Importación

La mercadería al ser ingresada puede ser dirigida a cualquier almacén definido en la empresa, mostrándose por defecto el almacén definido en las variables de sistema como receptor de las importaciones.

Reporte de Valorización de Importación

Pantalla de Detalles de Nacionalización

MODULO DE COMPRAS LOCALES

En este módulo se hace el seguimiento del proceso de compras locales de mercadería. Consta de las siguientes partes:

Solicitud de Cotización

El proceso en primer lugar envía solicitudes de cotización a diferentes proveedores para que estos a su vez remitan sus cotizaciones, una vez recibidas e ingresadas al sistema las cotizaciones, se genera un cuadro comparativo de las cotizaciones, que permite tomar una decisión más estudiada sobre a quien ordenar la compra de la mercadería. Por último se genera(n) la(s) orden(es) de compra para los proveedores seleccionados.

Generación de Ingreso de Mercadería

Al momento de la llegada de la mercadería, se procede a verificar físicamente la misma, además de verificar la correcta emisión de los documentos con que se recepciona la mercadería (factura y guía de remisión). Al pasar esta verificación se procede por último a generar el ingreso al almacén especificado por el usuario, el ingreso se puede hacer en forma parcial en caso que la mercadería sea enviada por partes o algún artículo no este en buenas condiciones o no cumpla las especificaciones de la orden de compra.

MODULO DE RMA (Return Merchandise Authorization)

Este módulo permite hacer el seguimiento de la mercadería devuelta por los clientes por motivos de fallas o mal funcionamiento. Permite la recepción y la verificación de la fallas procediendo a su la reparación o cambio de la mercadería, según sea el caso, verificando la validez de la garantía.

Pantalla de Ingreso de Detalles de RMA

Pantalla de Ingreso de RMA

Pantalla de seguimiento de Mercadería, Detalles de Ingreso de RMA

MODULO DE UTILITARIOS

En este módulo se da mantenimiento a todos los datos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema, consta de las siguientes partes:

Accesos al Sistema

Permite dar crear usuarios con acceso al sistema, definiendo los atributos que tendrán en cada módulo del mismo, define una clave de acceso para cada usuario, permite además copiar perfiles de usuario y definir los almacenes en que puede generar movimientos cada usuario de manera que se pueda separar las responsabilidades de almaceneros encargados de diferentes almacenes, por ejemplo.

Variables de Sistema

Permite el ingreso de variables que deben predefinirse antes del inicio de la operación del sistema, de forma que muchas de las decisiones sean automatizadas y controladas por el administrador del sistema. Entre las variables más importantes podemos mencionar; porcentaje de impuesto (IGV); en caso que este cambie no es necesario la modificación del sistema; almacén de ventas, numeración y series de factura, boletas y guías de remisión, etc.

Formatos de Facturas, Boletas, Guías de Remisión, Notas de Crédito y Notas de Débito

Se tiene esta opción para el caso que los formatos preimpresos de estos documentos cambien en alguna forma, permitiendo esta opción cambiar de lugar de impresión los diferentes datos que se presentan en cada documento.

CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA

1. El sistema es multiusuario, es decir está diseñado para operar en redes de computadoras de todas las configuraciones Microsoft.
2. El sistema puede operar en redes del tipo Virtual Private Network (VPN) es decir que se puede operar desde sucursales remotas siendo el tránsito de la información por un túnel virtual en Internet creado y controlado por el hardware VPN de comunicación entre sucursales.
3. El sistema puede operar en redes del tipo Terminal Server, es decir que las sucursales remotas operan una sesión del sistema levantada en el equipo configurado como Terminal Server en local central.
4. Todos los reportes del sistema pueden ser exportados a diferentes formatos de los utilitarios mas conocidos del mercado.

PROCESO DE PERSONALIZACION DEL SISTEMA

Durante el proceso de personalización del sistema base SCI se podrá tomar acuerdos de cambios no estructurales en consultas, búsquedas o reportes según la necesidad de operatividad del usuario.

ENTORNO DE DESARROLLO

El sistema está desarrollado en Microsoft Visual Basic V.6.0, con motor de base de datos Microsoft SQL Server 2005, 2008 o 2012.

REQUERIMIENTOS DE HARDAWARE

Los sistemas requieren como servidor un computador como mínimo Pentium Dual Core (o similar), con 4 GB de memoria RAM y un disco duro de 250GB, con Microsoft Windows 2003 Server instalado (español) y Microsoft SQL Server 2005, 2008 o 2012 (español). Como estaciones se pide como mínimo Pentium IV con 512MB de memoria RAM con Microsoft Windows XP instalado.

CAPACITACION DEL PERSONAL EN EL USO DE SISTEMA

Los accesos a los diversos módulos del sistema de cada usuario se debe definir con la gerencia de la empresa, a partir de ahí se determinará el cronograma de capacitación a los usuarios.

Los principales usuarios definidos por el uso del sistema SCI en más de diez años en diferentes clientes son los siguientes: